{"id":48,"date":"2022-10-18T19:20:07","date_gmt":"2022-10-18T23:20:07","guid":{"rendered":"https:\/\/jaranaeventos.com.mx\/blog\/?p=48"},"modified":"2022-11-02T11:50:39","modified_gmt":"2022-11-02T16:50:39","slug":"como-organizar-un-evento-ideas-fases-y-recomendaciones-para-tener-exito","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/jaranaeventos.com.mx\/blog\/como-organizar-un-evento-ideas-fases-y-recomendaciones-para-tener-exito\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo organizar un evento: Ideas, fases y recomendaciones para tener \u00e9xito"},"content":{"rendered":"

La organizaci\u00f3n de eventos\u00a0ha avanzado a pasos agigantados en los \u00faltimos a\u00f1os<\/strong>. De hecho, a d\u00eda de hoy, no basta con tener controlado el dise\u00f1o, la planificaci\u00f3n y realizaci\u00f3n del acto, la reserva del espacio, etc. Esto ya no es suficiente para tener \u00e9xito.<\/p>\n

\"Mujer<\/p>\n

 <\/p>\n

A continuaci\u00f3n vamos a\u00a0desglosar una a una las pautas generales imprescindibles para conseguir los objetivos<\/strong>\u00a0que actualmente busca nuestro p\u00fablico objetivo, aquel que nos contrata para organizar su evento. Adem\u00e1s de dar algunos consejos de cosas que tienes que hacer para lograr realizar tu actividad correctamente.<\/p>\n

Fases y acciones para realizar un evento<\/h2>\n

A continuaci\u00f3n, vamos a desglosar todas las fases, acciones y caracter\u00edsticas propias de la organizaci\u00f3n de eventos, como la idea creativa, la fecha y lugar de la celebraci\u00f3n, el presupuesto que podemos destinar, saber enfocar nuestro evento a nuestro p\u00fablico objetivo, el programa que se pautar\u00e1 en el evento, toda la gesti\u00f3n con proveedores, etc.<\/p>\n

Antes de todo esto, tenemos que plantear\u00a0tres fases<\/strong>\u00a0para la\u00a0organizaci\u00f3n de eventos<\/strong>, que nos ayudar\u00e1n a tener un esquema mucho m\u00e1s objetivo de todo lo que abarca esta acci\u00f3n:<\/p>\n

–Fase de preproducci\u00f3n (antes del evento):<\/strong>\u00a0Esta fase incluye todas las acciones de preparaci\u00f3n y planificaci\u00f3n realizadas de cara al evento. Aspectos como la definici\u00f3n de objetivos que queremos alcanzar, el briefing y la planificaci\u00f3n del espacio.<\/p>\n

–Fase de producci\u00f3n o desarrollo del evento:<\/strong>\u00a0Una vez visitado el espacio y realizado el seguimiento del montaje del evento, realizadas las gestiones con proveedores y elaborado el plan de trabajo con ensayos y que est\u00e9 todo organizado, tendr\u00e1 lugar el d\u00eda del evento.<\/p>\n

–Fase de postproducci\u00f3n:<\/strong>\u00a0Al terminar el evento, esta fase incluye el desmontaje, el an\u00e1lisis de los resultados objetivos (marcados y conseguidos), valorando del evento por parte de los usuarios que han asistido.<\/p>\n

A continuaci\u00f3n, veamos m\u00e1s detalladamente cada una de las acciones.<\/p>\n

Acciones de la fase de preproducci\u00f3n o fase de antes del evento<\/h3>\n

Antes de nada debemos tener claro que\u00a0la creatividad es uno de los elementos que m\u00e1s se demanda<\/strong>\u00a0en todo tipo de eventos. A la hora de contratar un organizador de eventos, un punto clave ser\u00e1 el nivel de creatividad del mismo y el\u00a0uso que haga de las nuevas tecnolog\u00edas.\u00a0<\/strong><\/p>\n

1) Creaci\u00f3n del briefing del evento<\/strong><\/p>\n

El briefing de la organizaci\u00f3n es una buena herramienta para garantizar una buena\u00a0gesti\u00f3n del evento<\/strong>, d\u00e1ndole una idea clave de lo que realmente espera el cliente al contratarte. En \u00e9l se detalla el p\u00fablico objetivo, los objetivos del evento, la fecha, el lugar, el tipo de acto que se espera.<\/p>\n

Hay que tener en cuenta que\u00a0existen diversos tipos de eventos<\/strong>\u00a0que se pueden llevar a cabo, como festivales, congresos, exposiciones, actos corporativos, etc.<\/p>\n

2) Marcar los objetivos<\/strong><\/p>\n

Para alcanzar un objetivo con \u00e9xito es imprescindible estar alineado con la empresa o persona que nos ha contratado para la realizaci\u00f3n del evento.\u00a0Es muy importante saber qu\u00e9 objetivos espera conseguir<\/strong>\u00a0una vez se haya realizado, cu\u00e1l es su filosof\u00eda y el mensaje que quiere transmitir a los invitados.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 puede querer conseguir una empresa organizando por ejemplo un\u00a0c\u00f3ctel de Navidad con sus\u00a0clientes o potenciales clientes? Afianzar amistades y crear m\u00e1s\u00a0v\u00ednculos con las personas, hablar de temas de negocios,\u00a0proyectos… en un\u00a0ambiente m\u00e1s\u00a0distendido, agradecer su confianza, hacer nuevos\u00a0contactos, estar en la agenda social para que sea hable de la empresa en los medios…<\/em><\/p>\n

3) Invitados<\/strong><\/p>\n

Sin invitados no hay evento. Una de las acciones m\u00e1s importantes a la hora de organizarlo es la\u00a0creaci\u00f3n y definici\u00f3n de la lista de invitados<\/strong>, as\u00ed como la creaci\u00f3n de la propia invitaci\u00f3n y\u00a0difusi\u00f3n y la confirmaci\u00f3n de la misma<\/strong>.<\/p>\n

Fuera de la gran variedad de dise\u00f1os y formatos existentes para invitaciones, todas ellas tienen las siguientes pautas o informaci\u00f3n en com\u00fan:<\/p>\n

    \n
  • Logotipo de la instituci\u00f3n o empresa que convoca al evento<\/li>\n
  • Qui\u00e9n invita: Ya sea el nombre del anfitri\u00f3n, la entidad o autoridad<\/li>\n
  • A qui\u00e9n se invita si se opta por una invitaci\u00f3n personalizada<\/li>\n
  • El lugar del acontecimiento<\/li>\n
  • La fecha y hora del acontecimiento<\/li>\n
  • Especificar si se requiere confirmaci\u00f3n de asistencia. Si se requiere, se pondr\u00e1n los datos de contacto y la fecha m\u00ednima de inscripci\u00f3n al evento.<\/li>\n<\/ul>\n

    Adem\u00e1s, como informaci\u00f3n adicional se suele a\u00f1adir un mapa con indicaciones de c\u00f3mo llegar lugar, as\u00ed como un timing de c\u00f3mo transcurrir\u00e1 el evento organizado.<\/p>\n

    En cuanto a la confirmaci\u00f3n es recomendable pedir este requisito para poder hacer una estimaci\u00f3n del n\u00famero de asistentes con antelaci\u00f3n al acto. Esto nos ayudar\u00e1 para organizar la seguridad, las acreditaciones, determinar el aforo, merchandising, etc.<\/p>\n

    4) Elegir el lugar y la fecha del evento<\/strong><\/p>\n

    Uno de los factores m\u00e1s importantes es\u00a0encontrar un lugar que nos ayude a transmitir el mensaje objetivo del evento<\/strong>\u00a0y elegir una fecha que favorezca a la mayor\u00eda de nuestros invitados.<\/p>\n

    Como recomendaci\u00f3n diremos que los mejores d\u00edas para una asistencia alta son los mi\u00e9rcoles o jueves, siempre y cuando no coincida con d\u00edas especiales como pueden ser festivos, o d\u00edas que coincidan, por ejemplo, con alg\u00fan partido de f\u00fatbol o concierto relevante.<\/p>\n

    Tambi\u00e9n habr\u00e1 que analizar los pros y los contras del espacio escogido, como el parking, rampa para minusv\u00e1lidos, acceso para los invitados, la capacidad de almacenamiento, etc.<\/p>\n

    5) Presupuesto<\/strong><\/p>\n

    La organizaci\u00f3n de eventos requiere de un presupuesto. Una estimaci\u00f3n inicial que nos sirva de aproximaci\u00f3n para nuestro balance final.<\/p>\n

    Te recomendamos hacer un inventario de todo lo que necesitar\u00e1s para tu acci\u00f3n y que el espacio no disponga de ello, como por ejemplo equipos de sonido, proyector, asientos, atriles, la decoraci\u00f3n, el personal, el catering, adem\u00e1s del montaje y desmontaje del evento, de los carteles, acreditaciones, etc.<\/p>\n

    No te olvides tampoco de buscar patrocinadores de la misma \u00edndole del sector para el cual organizas el evento.<\/p>\n

    6) Promoci\u00f3n del evento<\/strong><\/p>\n

    Ya est\u00e1n todos los pasos generales para la preproducci\u00f3n, ahora hay que conseguir que nuestro p\u00fablico objetivo se entere del evento que est\u00e1s organizando.<\/p>\n

    Convoca a medios de comunicaci\u00f3n, visita a patrocinadores, prepara una landing espec\u00edfica para el evento, haz campa\u00f1as en redes sociales como LinkedIn, Facebook o Instagram.<\/p>\n

    Otro consejo es que vayas a la vez mandado alg\u00fan que otro recordatorio a los asistentes que han confirmado para que no se les pase por alto la fecha del evento.<\/p>\n

    Acciones de la fase de producci\u00f3n o desarrollo del evento<\/strong><\/p>\n

    7) Planificaci\u00f3n y ejecuci\u00f3n del evento<\/strong><\/p>\n

    Todas las actividades que has planificado se hacen realidad. Antes del d\u00eda del evento, te recomendamos que hagas un ensayo general para asegurar que todo sale como hab\u00edas planeado. Tambi\u00e9n es recomendable tener una reuni\u00f3n con todos los participantes en la organizaci\u00f3n del mismo para revisar toda la coordinaci\u00f3n.<\/p>\n

    Acciones de la fase postproducci\u00f3n o despu\u00e9s del evento\u00a0<\/strong><\/h3>\n

    \"Hombre<\/p>\n

    8) Feedback o evaluaci\u00f3n de resultados y agradecimiento<\/strong><\/p>\n

    Una vez ha concluido el evento, hay que evaluar si el cliente ha obtenido el\u00a0retorno de inversi\u00f3n<\/strong>\u00a0esperado o\u00a0ROI<\/strong>.<\/p>\n

    Adem\u00e1s, te recomendamos que env\u00edes a tus asistentes una encuesta de opiniones para saber c\u00f3mo les ha resultado la celebraci\u00f3n y si se ha conseguido el objetivo del mismo.<\/p>\n

    Puedes aprovechar la ocasi\u00f3n para dar las gracias a los asistentes y a todas aquellas personas que hicieron posible el evento. De hecho, este punto es una buena forma para incluir nuestras redes sociales o p\u00e1gina web para que puedan seguir en contacto con nosotros.<\/p>\n

    9) Reporting y sugerencias<\/strong><\/p>\n

    Haz un reporte y seguimiento en redes sociales y medios de comunicaci\u00f3n para saber el alcance que ha tenido tu evento, cu\u00e1ntas noticias y post se han publicado, las interacciones y comentarios, el alcance que han tenido (toda red social ofrece estad\u00edsticas de todos estos par\u00e1metros), etc.<\/p>\n

    Una vez has recopilada toda esta informaci\u00f3n, podr\u00e1s entregarle a tu cliente una evaluaci\u00f3n del evento y an\u00e1lisis de los resultados obtenidos.<\/p>\n

    A nivel interno, puedes conservar una versi\u00f3n de informe destacando en rojo lo que no ha salido como esperabas y en verde lo que ha salido bien o mejor de lo que hab\u00edas planificado. Esto te servir\u00e1 para la organizaci\u00f3n del siguiente evento de las mismas caracter\u00edsticas.\u00a0<\/em><\/p>\n

    Piensa adem\u00e1s, que si el resultado es positivo, te puede servir como carta de recomendaci\u00f3n para futuros proyectos.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    La organizaci\u00f3n de eventos\u00a0ha avanzado a pasos agigantados en los \u00faltimos a\u00f1os. De hecho, a d\u00eda de hoy, no basta con tener controlado el dise\u00f1o, la planificaci\u00f3n y realizaci\u00f3n del acto, la reserva del espacio, etc. Esto ya no es suficiente para tener \u00e9xito.   A continuaci\u00f3n vamos a\u00a0desglosar una a una las pautas generales […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":49,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[4],"tags":[],"class_list":["post-48","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-eventos"],"blocksy_meta":{"styles_descriptor":{"styles":{"desktop":"","tablet":"","mobile":""},"google_fonts":[],"version":6}},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/jaranaeventos.com.mx\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/48","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/jaranaeventos.com.mx\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/jaranaeventos.com.mx\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/jaranaeventos.com.mx\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/jaranaeventos.com.mx\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=48"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/jaranaeventos.com.mx\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/48\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":50,"href":"https:\/\/jaranaeventos.com.mx\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/48\/revisions\/50"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/jaranaeventos.com.mx\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/49"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/jaranaeventos.com.mx\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=48"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/jaranaeventos.com.mx\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=48"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/jaranaeventos.com.mx\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=48"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}